Elektroniczny obieg dokumentów to jeden z podstawowych procesów, jaki zachodzi w firmie. Od jego sprawnego funkcjonowania zależy płynne funkcjonowanie każdego przedsiębiorstwa. Firmy mają do czynienia z bardzo dużą ilością tradycyjnych, papierowych dokumentów. Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów znacząco usprawnia wszystkie procesy zachodzące w firmie.
Jak wprowadzić elektroniczny system obiegu dokumentów do firmy?
Aby wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów, należy przeprowadzić selekcję dostawców. Warto także dostosować warunki w firmie na zmianę systemu oraz zaimplementować system wraz z dostosowaniem parametrów i szkoleniem pracowników. Elektroniczny system oparty na właściwym oprogramowaniu jest gwarancją bezpieczeństwa, która chroni dokumenty oraz dane poufne klientów i pracowników.
Etapy wprowadzania elektronicznego obiegu dokumentów
Wdrożenie elektronicznego obiegu w przedsiębiorstwie powinno być poprzedzone dobrym researchem na temat dostawców i dostępnych rozwiązań, tak aby najlepiej dopasować system do potrzeb danej organizacji. Istotnym krokiem jest także przygotowanie wewnętrzne w firmie, czyli określenie, w jaki sposób przebiega dotychczasowy przepływ dokumentacji, słabych i mocnych stron tego procesu oraz konkretnych problemów, które się z tym wiążą. Elektroniczny obieg dokumentów wdrażamy poprzez instalację oprogramowania standardowego, podczas którego określamy parametry dopasowane pod konkretną firmę. Następnie ma miejsce migracja danych i testy systemów. Ostatnim etapem wprowadzania elektronicznego obiegu dokumentów jest szkolenie pracowników tak, aby najefektywniej mogli oni wykorzystać możliwości konkretnego systemu.
Różnica pomiędzy tradycyjnym a elektronicznym obiegiem dokumentów
W niektórych firmach nadal funkcjonuje tradycyjny przepływ dokumentów, gdzie faktury lub inne pisma w formie papierowej krążą po firmie między uprawnionymi do ich akceptacji osobami, które często pracują w różnych działach, a nierzadko nawet w oddziałach przedsiębiorstwa. Oprogramowanie wprowadzone do elektronicznego obiegu dokumentów w podstawowym rozumieniu odpowiada za przechowywanie, zarządzanie i śledzenie dokumentów elektronicznych za pomocą wykorzystania jednej, zintegrowanej bazy danych.
Elektroniczny obieg dokumentów dzięki outsourcingowi pozwala oszczędzić czas i w dłuższej perspektywie także zasoby pieniężne firmy. Dobierz odpowiedniego partnera biznesowego, jakim jest BPO Champions. Oferujemy pełen zakres przejścia z tradycyjnego systemu, na elektroniczny obieg dokumentów.