Elektroniczny obieg dokumentów – definicja
Elektroniczny obieg dokumentów, znany również jako e-obieg dokumentów, to proces przesyłania i przetwarzania dokumentów w formie cyfrowej w ramach organizacji lub między różnymi podmiotami.
Proces e-obiegu dokumentów umożliwia przyspieszenie wymiany informacji, ograniczenie kosztów związanych z drukowaniem i przechowywaniem dokumentów oraz poprawę bezpieczeństwa i dostępności dokumentów. Zalety e-obiegu dokumentów obejmują między innymi:
- Szybkość i efektywność – elektroniczny obieg dokumentów pozwala na szybką wymianę informacji i przyspieszenie procesów biznesowych.
- Łatwość przechowywania i wyszukiwania – elektroniczne dokumenty mogą być łatwo przechowywane w systemie elektronicznym i wyszukiwane według różnych kryteriów.
- Oszczędność czasu i kosztów – e-obieg dokumentów pozwala na redukcję kosztów związanych z drukowaniem, kopiowaniem i przesyłaniem dokumentów, a także na oszczędność czasu potrzebnego na przetwarzanie i archiwizowanie dokumentów.
- Bezpieczeństwo – elektroniczne dokumenty mogą być zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem i zniszczeniem, co przyczynia się do poprawy bezpieczeństwa informacji.
- Zgodność z wymaganiami regulacyjnymi – e-obieg dokumentów umożliwia przestrzeganie wymagań regulacyjnych, takich jak zasady dotyczące przechowywania i udostępniania dokumentów.
Warto jednak pamiętać, że wdrożenie e-obiegu dokumentów wymaga odpowiedniego przygotowania technologicznego, organizacyjnego i szkoleniowego, aby zapewnić skuteczne funkcjonowanie systemu.
Elektroniczny obieg dokumentów – jak to działa?
Elektroniczny obieg dokumentów (e-obieg dokumentów) jest procesem przesyłania i przetwarzania dokumentów w formie cyfrowej, co umożliwia szybką i bezpieczną wymianę informacji między różnymi podmiotami. Poniżej przedstawiam ogólny opis tego, jak działa e-obieg dokumentów:
- Przygotowanie dokumentu – dokument jest tworzony lub skanowany do formy elektronicznej.
- Przypisanie dokumentu – dokument jest przypisywany do konkretnego procesu biznesowego lub projektu.
- Wprowadzenie do systemu – dokument jest wprowadzany do systemu elektronicznego, który umożliwia jego dalsze przetwarzanie.
- Przetwarzanie dokumentu – dokument jest przetwarzany przez różne etapy procesu, takie jak weryfikacja, akceptacja lub odrzucenie.
- Elektroniczna sygnatura – w celu potwierdzenia autentyczności dokumentu i zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem, dokument jest sygnowany cyfrowym podpisem.
- Wysyłanie i udostępnianie – dokument jest wysyłany i udostępniany w formie elektronicznej, np. drogą mailową, przez portale internetowe lub wewnętrzne systemy informatyczne.
- Archiwizacja – elektroniczne dokumenty są przechowywane w systemie elektronicznym, zgodnie z wymaganiami dotyczącymi przechowywania dokumentów.
Dzięki e-obiegowi dokumentów możliwe jest również śledzenie stanu przetwarzania dokumentów, dzięki czemu można kontrolować przebieg procesów biznesowych i zapewnić ich efektywność.
