Outsourcing Księgowości BPO Champions

Elektroniczny Obieg dokumentów

Skontaktuj się z nami!
Outsourcing Usług Księgowych BPO Champions

Elektroniczny Obieg Dokumentów

Proponujemy naszym klientom przejście na elektroniczny obiekt dokumentów – bez ryzyka utraty, zniszczenia czy ich przeoczenia. W ten sposób przyśpieszamy pracę oraz eliminujemy możliwość popełnienia błędu.

Outsourcing Księgowości to przekazanie procesów księgowości zewnętrznym biurom rachunkowym.

Otrzymaj duże wsparcie przy kształtowaniu i rozwoju biznesu. Usługa polega m.in. na stworzeniu modelu biznesowego dopasowanego do indywidualnych potrzeb organizacji. Twoja firma rozwija się w zaskakującym tempie? Poszukujesz wsparcia przy odpowiednim zarządzaniu generowanych kosztów?

Outsourcing Księgowości BPO Champions

Zalety elektronicznego obiegu dokumentów:

  • Proste wyszukiwanie
  • Redukcja ilości papierowych dokumentów
  • Monitorowanie płatności
  • Ułatwiony proces windykacji
  • Oszczędność czasu
Outsourcing Księgowości BPO Champions

System automatyzacji i obiegu dokumentów według BPO Champions

Nasz system pozwala na indywidualne dopasowanie ścieżki i schematu obiegu dokumentów, tak by był jak najlepiej przystosowany do potrzeb struktury klienta. Ten sposób zarządzania dokumentami w firmie poprawia jej funkcjonowanie, co w dalszym rozrachunku pozwala na integracji procesów sprzedażowych, windykacyjnych i analitycznych. W firmach, w których wdrożyliśmy elektroniczny obieg dokumentów, widzimy wyraźny wzrost tempa i poprawę komunikacji zarówno między wewnętrznymi działami, jak i zewnętrznymi partnerami.

Elektroniczny obieg dokumentów – definicja

Elektroniczny obieg dokumentów, znany również jako e-obieg dokumentów, to proces przesyłania i przetwarzania dokumentów w formie cyfrowej w ramach organizacji lub między różnymi podmiotami.

Proces e-obiegu dokumentów umożliwia przyspieszenie wymiany informacji, ograniczenie kosztów związanych z drukowaniem i przechowywaniem dokumentów oraz poprawę bezpieczeństwa i dostępności dokumentów. Zalety e-obiegu dokumentów obejmują między innymi:

  1. Szybkość i efektywność – elektroniczny obieg dokumentów pozwala na szybką wymianę informacji i przyspieszenie procesów biznesowych.
  2. Łatwość przechowywania i wyszukiwania – elektroniczne dokumenty mogą być łatwo przechowywane w systemie elektronicznym i wyszukiwane według różnych kryteriów.
  3. Oszczędność czasu i kosztów – e-obieg dokumentów pozwala na redukcję kosztów związanych z drukowaniem, kopiowaniem i przesyłaniem dokumentów, a także na oszczędność czasu potrzebnego na przetwarzanie i archiwizowanie dokumentów.
  4. Bezpieczeństwo – elektroniczne dokumenty mogą być zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem i zniszczeniem, co przyczynia się do poprawy bezpieczeństwa informacji.
  5. Zgodność z wymaganiami regulacyjnymi – e-obieg dokumentów umożliwia przestrzeganie wymagań regulacyjnych, takich jak zasady dotyczące przechowywania i udostępniania dokumentów.

Warto jednak pamiętać, że wdrożenie e-obiegu dokumentów wymaga odpowiedniego przygotowania technologicznego, organizacyjnego i szkoleniowego, aby zapewnić skuteczne funkcjonowanie systemu.

Elektroniczny obieg dokumentów – jak to działa?

Elektroniczny obieg dokumentów (e-obieg dokumentów) jest procesem przesyłania i przetwarzania dokumentów w formie cyfrowej, co umożliwia szybką i bezpieczną wymianę informacji między różnymi podmiotami. Poniżej przedstawiam ogólny opis tego, jak działa e-obieg dokumentów:

  1. Przygotowanie dokumentu – dokument jest tworzony lub skanowany do formy elektronicznej.
  2. Przypisanie dokumentu – dokument jest przypisywany do konkretnego procesu biznesowego lub projektu.
  3. Wprowadzenie do systemu – dokument jest wprowadzany do systemu elektronicznego, który umożliwia jego dalsze przetwarzanie.
  4. Przetwarzanie dokumentu – dokument jest przetwarzany przez różne etapy procesu, takie jak weryfikacja, akceptacja lub odrzucenie.
  5. Elektroniczna sygnatura – w celu potwierdzenia autentyczności dokumentu i zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem, dokument jest sygnowany cyfrowym podpisem.
  6. Wysyłanie i udostępnianie – dokument jest wysyłany i udostępniany w formie elektronicznej, np. drogą mailową, przez portale internetowe lub wewnętrzne systemy informatyczne.
  7. Archiwizacja – elektroniczne dokumenty są przechowywane w systemie elektronicznym, zgodnie z wymaganiami dotyczącymi przechowywania dokumentów.

Dzięki e-obiegowi dokumentów możliwe jest również śledzenie stanu przetwarzania dokumentów, dzięki czemu można kontrolować przebieg procesów biznesowych i zapewnić ich efektywność.

 

Chcesz poznać wszystkie korzyści biznesowe?

Poznaj szczegóły współpracy z BPO Champions!