Zmniejszenie kosztów back office

Czy wiesz, jakie są kluczowe zmienne wpływające na wynik finansowy firmy?

Oto one:

  • Kultura organizacyjna
  • Systemy zarządzania
  • Systemy operacyjne
  • Zasoby
  • Produkty
  • Rynki

To wg. metodyki Growing Pains 6 kluczowych zmiennych, które jak udowodniono, wpływają na 80% marży brutto i 55% zysku operacyjnego (EBIT).

Przygotowując się do kolejnego roku, z pewnością wielu przedsiębiorców szuka oszczędności i redukcji kosztów. Najczęściej bierze się pod uwagę działy, które nie generują bezpośrednio zysków. Jednym z nich jest dział administracji — zwany back-office.

Bez wątpienia Back-office to zaplecze administracyjne przedsiębiorstwa, które wspiera i wpływa na wizerunek oraz sukces współczesnej organizacji. Dział back-office jest odpowiedzialny za przeprowadzanie procesów dotyczących wsparcia w prawidłowym funkcjonowaniu firmy. Zakładając działalność na samym początku, często przedsiębiorcy decydują się na wewnętrzny dział back-office. W związku z tym możemy wysnuć tezę, że najczęściej wybieraną formą księgowości jest outsourcing, czyli przekazywane zewnętrznej firmy całości procesów związanych z outsourcingiem procesów księgowych. 

W skład back-office wchodzi:

  • Dział Księgowo-Finansowy i IT
  • Dział HR (analiza stanowisk, zakresu obowiązków)
  • Dział Controllingu (opieka nad dokumentami, kontrola podatków, zarządzanie danymi itp.)
  • Dział Prawny i Administracji

Decydując się na zmniejszenie kosztów back-office należy z pewnością wziąć pod uwagę zewnętrzny dział back-office i outsoursowanie całości procesów związanych z obsługą administracyjną.

Zewnętrzny back-office pozytywnie wpływa na zmniejszenie kosztów pracowniczych oraz wspiera przedsiębiorstwo.

Jak zmniejszyć koszty back-office w firmie?

By zmniejszyć koszt back-office w firmie, większość liderów decyduje się na outsourcing usług. Na naszej podstronie możesz sprawdzić, jakie zalety niesie Business Process Outsourcing

Outsourcing działu back-office, jakie są tego zalety?

  • zmniejszenie kosztów administracyjno-finansowych
  • cyfryzacja przedsiębiorstwa i zwiększona elastyczność
  • zmniejszenie zapotrzebowania na przestrzeń biurową
  • oszczędność na oprogramowaniach i szkoleniach dla pracowników
  • skrócenie procesu obiegu dokumentów o 40% (system EOD) oraz eliminacje błędów 
  • optymalizacja procesów biznesowych, w tym kosztów pracowników na poziomie 20% 
  • zmniejszenie ilości wydruków w związku z elektronicznym obiegiem dokumentów

Optymalizacja kosztów biznesowych, to bez wątpienia nic innego jak odpowiedni wybór lidera i decyzja na outsourcowanie czynności, które nie są głównym corem działalności przedsiębiorstwa.  Dowiedz się więcej, czym jest outsourcing księgowości.

Ilość obowiązków, jakie przekazuje się jednostkom back-office’owym, jest obszerna i obejmuje m.in.: wsparcie IT, procesy finansowo-księgowe, zarządzanie danymi, podatki, zarządzanie zasobami ludzkimi czy zakupy, warto więc wziąć pod uwagę zlecenie tych procesów zewnętrznej firmie, która na co dzień specjalizuje się w tym obszarze. 

Podsumowując — jeśli Twoje przedsiębiorstwo co miesiąc przeznacza na utrzymanie działu back-office kwotę 70 000 zł, oznacza to, że dzięki outsourcingowi usług biznesowych możesz zredukować koszty o 20% i oszczędzić rocznie 168 000 zł.

Szukasz oszczędności w Twojej firmie? Zapraszamy do kontaktu. 

Przykład Zmniejszenie Kosztów Backoffice

Zapoznaj się też z najistotniejszymi trendami w cyfryzacji w 2021 roku. Bez wątpienia można znaleźć tu istotne informacje dotyczące cyfryzacji oraz procesów związanych z tym pojęciem.