Back office — definicja
Back office to termin określający obszar działalności przedsiębiorstwa, który jest zwykle niewidoczny dla klientów, ale odgrywa istotną rolę w jego funkcjonowaniu. Można go opisać jako „tylną część” firmy, która zajmuje się obsługą procesów wewnętrznych. W skrócie, back office to zespół pracowników, systemów i procedur, które zapewniają prawidłowe działanie przedsiębiorstwa.
W praktyce back office może obejmować różnorodne dziedziny, takie jak finanse, księgowość, zarządzanie zasobami ludzkimi, logistyka, obsługa klienta, technologia informacyjna i wiele innych. Każdy z tych obszarów ma swoje własne zadania i odpowiedzialności, ale współpracują ze sobą, aby zapewnić efektywność pracy organizacji.
Back office odgrywa kluczową rolę w funkcjonowaniu wielu organizacji. Chociaż może działać w tle, jego skuteczność ma duży wpływ na jakość usług i produktywność firmy. Dlatego też ważne jest odpowiednie zarządzanie obszarem back office w celu zapewnienia efektywności przedsiębiorstwa.
Jaki jest zakres obowiązków działu back office?
W ramach back office mogą być wykonywane różne zadania, takie jak przetwarzanie płatności, prowadzenie księgowości, sporządzanie raportów finansowych, zarządzanie bazami danych klientów, obsługa zamówień i dostaw, rozwój i utrzymanie systemów informatycznych, oraz wiele innych. Często back office wspiera front office, czyli obszar firmy, który bezpośrednio kontaktuje się z klientami.
Warto zauważyć, że w dzisiejszych czasach wiele zadań związanych z back office można zautomatyzować za pomocą nowoczesnych technologii, takich jak systemy zarządzania, oprogramowanie ERP czy narzędzia do analizy danych. Automatyzacja tych procesów może przyczynić się do zwiększenia efektywności i obniżenia kosztów, co stanowi istotną korzyść dla firm.
Podsumowując, back office jest istotnym obszarem działalności przedsiębiorstwa, który odpowiada za obsługę procesów wewnętrznych. Chociaż jest on często niewidoczny dla klientów, ma duże znaczenie dla sukcesu organizacji. Dlatego należy skutecznie zarządzać obszarem back office i wykorzystywać nowoczesne technologie w celu zwiększenia efektywności i konkurencyjności firmy.
Zmniejszenie kosztów back office
Czy wiesz, jakie są kluczowe zmienne wpływające na wynik finansowy firmy?
Oto one:
- Kultura organizacyjna
- Systemy zarządzania
- Systemy operacyjne
- Zasoby
- Produkty
- Rynki
To wg. metodyki Growing Pains 6 kluczowych zmiennych, które jak udowodniono, wpływają na 80% marży brutto i 55% zysku operacyjnego (EBIT).
Przygotowując się do kolejnego roku, z pewnością wielu przedsiębiorców szuka oszczędności i redukcji kosztów. Najczęściej bierze się pod uwagę działy, które nie generują bezpośrednio zysków. Jednym z nich jest dział administracji — zwany back-office.
Bez wątpienia Back-office to zaplecze administracyjne przedsiębiorstwa, które wspiera i wpływa na wizerunek oraz sukces współczesnej organizacji. Dział back-office jest odpowiedzialny za przeprowadzanie procesów dotyczących wsparcia w prawidłowym funkcjonowaniu firmy. Zakładając działalność na samym początku, często przedsiębiorcy decydują się na wewnętrzny dział back-office. W związku z tym możemy wysnuć tezę, że najczęściej wybieraną formą księgowości jest outsourcing, czyli przekazywane zewnętrznej firmy całości procesów związanych z outsourcingiem procesów księgowych.
W skład back-office wchodzi:
- Dział Księgowo-Finansowy i IT
- Dział HR (analiza stanowisk, zakresu obowiązków)
- Dział Controllingu (opieka nad dokumentami, kontrola podatków, zarządzanie danymi itp.)
- Dział Prawny i Administracji
Decydując się na zmniejszenie kosztów back-office należy z pewnością wziąć pod uwagę zewnętrzny dział back-office i outsoursowanie całości procesów związanych z obsługą administracyjną.
Zewnętrzny back-office pozytywnie wpływa na zmniejszenie kosztów pracowniczych oraz wspiera przedsiębiorstwo.
Jak zmniejszyć koszty back-office w firmie?
By zmniejszyć koszt back-office w firmie, większość liderów decyduje się na outsourcing usług. Na naszej podstronie możesz sprawdzić, jakie zalety niesie Business Process Outsourcing.
Outsourcing działu back-office, jakie są tego zalety?
- zmniejszenie kosztów administracyjno-finansowych
- cyfryzacja przedsiębiorstwa i zwiększona elastyczność
- zmniejszenie zapotrzebowania na przestrzeń biurową
- oszczędność na oprogramowaniach i szkoleniach dla pracowników
- skrócenie procesu obiegu dokumentów o 40% (system EOD) oraz eliminacje błędów
- optymalizacja procesów biznesowych, w tym kosztów pracowników na poziomie 20%
- zmniejszenie ilości wydruków w związku z elektronicznym obiegiem dokumentów
Optymalizacja kosztów biznesowych, to bez wątpienia nic innego jak odpowiedni wybór lidera i decyzja na outsourcowanie czynności, które nie są głównym corem działalności przedsiębiorstwa. Dowiedz się więcej, czym jest outsourcing księgowości.
Ilość obowiązków, jakie przekazuje się jednostkom back-office’owym, jest obszerna i obejmuje m.in.: wsparcie IT, procesy finansowo-księgowe, zarządzanie danymi, podatki, zarządzanie zasobami ludzkimi czy zakupy, warto więc wziąć pod uwagę zlecenie tych procesów zewnętrznej firmie, która na co dzień specjalizuje się w tym obszarze.
Podsumowując — jeśli Twoje przedsiębiorstwo co miesiąc przeznacza na utrzymanie działu back-office kwotę 70 000 zł, oznacza to, że dzięki outsourcingowi usług biznesowych możesz zredukować koszty o 20% i oszczędzić rocznie 168 000 zł.
Szukasz oszczędności w Twojej firmie? Zapraszamy do kontaktu.
Zapoznaj się też z najistotniejszymi trendami w cyfryzacji w 2021 roku. Bez wątpienia można znaleźć tu istotne informacje dotyczące cyfryzacji oraz procesów związanych z tym pojęciem.