Prawdziwym motorem postępu jest innowacyjność.

Bill Gates

Elektroniczny obieg dokumentów – innowacja czy wymóg w Twojej firmie?

Wiele firm od 2021 przechodzi proces cyfryzacji i przedkłada digitalizację firmy ponad wszystko. Omówimy, czym jest elektroniczny obieg dokumentów, jakie daje korzyści i jakich rezultatów należy oczekiwać, gdy proces digitalizacji dokumentów zostanie wprowadzony i kiedy będziemy mogli mówić o w pełni elektronicznym obiegu dokumentów.

Kilka pojęć na początek:

Systemem Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) (znany jako Document Management System) – to system umożliwiający całkowite przejście z dokumentu drukowanego na dokument w formacie elektronicznym, usystematyzowany w odpowiednim module według ścieżki obiegu dokumentów zaprogramowanej przez administratora. Rozbudowane systemy do pracy księgowej umożliwiają kwalifikowanie dokumentów pod względem VAT i CIT, automatyzację przekazywania dokumentów według ustalonych przez administratora procedura oraz pełną integrację z systemem księgowym.

Elektroniczna wymiana danych (Electronic Data Interchange, EDI) – automatyczna wymiana danych w systemie informatycznym, której celem jest przyspieszenie i minimalizacja błędów w przepływie informacji. Umożliwia również pracę z danym i w dowolnym miejscu na świecie z uwzględnieniem dostępu do internetu.

 

Elektroniczny obieg dokumentów – case study na przykładzie firmy zatrudniającej ponad 500 pracowników

Przed wprowadzaniem elektroniczny obieg dokumentów ustalamy:

  • roczną ilość dokumentów
  • długość cyklu obiegu dokumentu w firmie
  • ilość faktur
  • udział e-faktur
  • strukturę przychodów i wydatków
  • ilość pracowników odpowiedzialnych za wystawianie faktur

Po 12 miesięcznej retrospektywie, odtwarzamy procesy, według których dokument jest przetwarzany. Po realnym zweryfikowaniu cyklu obiegu dokumentu jesteśmy gotowi do ustalenia, jaki cel chcemy osiągnąć w ciągu najbliższych 12 miesiącach, 3 latach i 5 latach.

U naszych Klientów finalnym efektem wprowadzenia EOD – było obniżenie długości cyklu obiegu dokumentów z 18 dni w 2019 rok na 3 dni w 2022 roku.

Jakie procesy usprawnia elektroniczny obieg dokumentów?

Posiadanie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie definiuje znaczące usprawnienie organizacji pracy, porządku oraz płynności w przypadku konieczności użycia danej partii dokumentacji firmy. Poza typowymi czynnikami uprawniającymi te procesy warto wymienić także pozostałe aspekty:
  • ochronę wszystkich dokumentów firmy przed nieautoryzowanym dostępem, wspartą o ścieżkę audytu, która rejestruje całą historię zmian w dokumentacji. Takie procesy sprawiają, że nie należy martwić się o zgodność dokumentów,
  • bezpieczne zarządzanie czasem, które rozumiane jest jako przechowywanie dokumentów w formatach PDF, PDF/A, TIFF oraz w oryginale. Dokumenty umieszczone w elektronicznym obiegu dokumentów są gotowe do odczytu nawet po 30 latach,
  • oszczędne przechowanie dokumentów, które nie powoduje nadmiernego gromadzenia się papierologii. Takie działanie korzystnie wpływa na utrzymanie porządku w firmie, a także odpowiada za łatwy dostęp do wszystkiego rodzaju dokumentów firmowych oraz dokumentów zewnętrznych,
  • elektroniczny obieg pozwala na otwarcie dokumentacji przez kilkanaście osób jednocześnie,
  • dzięki cyfryzacji procesów w łatwy sposób można wymieniać dokumenty między innymi jednostkami, partnerami budżetowymi lub pracownikami,
  • elastyczność i dostępność, która pozwala na korzystanie z dokumentacji poza firmą, kiedy zachodzi taka potrzeba.
Co najważniejsze — elektroniczny obieg dokumentów pozwala na ustawienie przypomnień np. podczas dokonywania opłat faktur. Takie działanie znacząco wpływa na terminowość realizacji działań związanych z finansami, a także kontrolowania ważnych dat związanych z dokumentacją.

Jak elektroniczny obieg dokumentów wpływa na moją firmę?

Kluczowym pojęciem związanym z korzyściami płynącymi ze wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów do firmy jest czas i jego wygospodarowanie. Regularne i terminowe dokonywanie opłat dzięki ustawionym przypomnieniom, możliwość wyszukiwania fraz i słów kluczowych w dokumentacji, fragmentu dokumentu lub jego całości to procesy, które pozytywnie wpływają na jakość i realizację działań wynikających z dokumentacji. Bez wątpienia elektroniczny obieg dokumentów wpływa korzystnie na szybsze podejmowanie decyzji i mniejszą liczbę błędów wynikającą z zastosowania błędnej dokumentacji. Dzięki takim procesom możliwe jest umocnienie pozycji swojej firmy względem konkurencji stosującej tradycyjne, papierowe dokumenty.

BPO a elektroniczny obieg dokumentów

BPO to procesy biznesowe, które usprawniają funkcjonowanie przedsiębiorstw i obniżają koszty ich działalności. Stosując elektroniczny obieg dokumentów, można w znaczny sposób zredukować koszty związane z przechowywaniem dokumentacji oraz skrócić procesy logistyczne dotyczące ich dostępności i użyteczności. Korzystanie z tego typu rozwiązań to krok w stronę utworzenia nowoczesnego, zautomatyzowanego środowiska pracy. Cechy takiego gromadzenia dokumentów są więc praktyczne, bezpieczne i dostępne dla każdego (jeśli przydzielone zostaną dostępy) w każdym miejscu na świecie.
Wysnuć można więc tezę, że elektroniczny obieg dokumentów z pewnością jest innowacyjny, a jego koncepcja korzystnie wpływa na funkcjonowanie jednostki. Zadając sobie pytanie — czy elektroniczny obieg dokumentów jest potrzebny mojej firmie? – Odpowiadamy. Aby realnie usprawnić funkcjonowanie oraz sprawność procesów przedsiębiorstwa w dzisiejszych czasach, wymogiem staje się posiadanie takiej formy systemu zarządzania dokumentacją.