Elektroniczny Obieg Dokumentów innowacja czy wymóg w Twojej firmie? 

Elektroniczny obieg dokumentów

Prawdziwym motorem postępu jest innowacyjność.

Bill Gates

Elektroniczny obieg dokumentów — innowacja czy wymóg w Twojej firmie?

Wiele firm od 2021 przechodzi proces cyfryzacji i przedkłada digitalizację firmy ponad wszystko. Omówimy, czym jest elektroniczny obieg dokumentów, jakie daje korzyści i jakich rezultatów należy oczekiwać, gdy proces digitalizacji dokumentów zostanie wprowadzony i kiedy będziemy mogli mówić o w pełni elektronicznym obiegu dokumentów.

Kilka pojęć na początek:

Systemem Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) (znany jako Document Management System) – to system umożliwiający całkowite przejście z dokumentu drukowanego na dokument w formacie elektronicznym, usystematyzowany w odpowiednim module według ścieżki obiegu dokumentów zaprogramowanej przez administratora. Rozbudowane systemy do pracy księgowej umożliwiają kwalifikowanie dokumentów pod względem VAT i CIT, automatyzację przekazywania dokumentów według ustalonych przez administratora procedura oraz pełną integrację z systemem księgowym.

Elektroniczna wymiana danych (Electronic Data Interchange, EDI) – automatyczna wymiana danych w systemie informatycznym, której celem jest przyspieszenie i minimalizacja błędów w przepływie informacji. Umożliwia również pracę z danym i w dowolnym miejscu na świecie z uwzględnieniem dostępu do internetu.

Case study na przykładzie firmy zatrudniającej ponad 500 pracowników

Przed wprowadzaniem elektroniczny obieg dokumentów ustalamy:

  • roczną ilość dokumentów
  • długość cyklu obiegu dokumentu w firmie
  • ilość faktur
  • udział e-faktur
  • strukturę przychodów i wydatków
  • ilość pracowników odpowiedzialnych za wystawianie faktur

Po 12-miesięcznej retrospektywie odtwarzamy procesy, według których dokument jest przetwarzany. Po realnym zweryfikowaniu cyklu obiegu dokumentu jesteśmy gotowi do ustalenia, jaki cel chcemy osiągnąć w ciągu najbliższych 12 miesiącach, 3 latach i 5 latach.

U naszych Klientów finalnym efektem wprowadzenia EOD — było obniżenie długości cyklu obiegu dokumentów z 18 dni w 2019 rok na 3 dni w 2022 roku.

Jakie procesy usprawnia elektroniczny obieg dokumentów?

Posiadanie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie definiuje znaczące usprawnienie organizacji pracy, porządku oraz płynności w przypadku konieczności użycia danej partii dokumentacji firmy. Poza typowymi czynnikami uprawniającymi te procesy warto wymienić także pozostałe aspekty:
  • ochronę wszystkich dokumentów firmy przed nieautoryzowanym dostępem, wspartą o ścieżkę audytu, która rejestruje całą historię zmian w dokumentacji. Takie procesy sprawiają, że nie należy martwić się o zgodność dokumentów,
  • bezpieczne zarządzanie czasem, które rozumiane jest jako przechowywanie dokumentów w formatach PDF, PDF/A, TIFF oraz w oryginale. Dokumenty umieszczone w elektronicznym obiegu dokumentów są gotowe do odczytu nawet po 30 latach,
  • oszczędne przechowanie dokumentów, które nie powoduje nadmiernego gromadzenia się papierologii. Takie działanie korzystnie wpływa na utrzymanie porządku w firmie. Odpowiada także za łatwy dostęp do wszystkiego rodzaju dokumentów firmowych oraz dokumentów zewnętrznych,
  • elektroniczny obieg pozwala na otwarcie dokumentacji przez kilkanaście osób jednocześnie,
  • dzięki cyfryzacji procesów w łatwy sposób można wymieniać dokumenty między innymi jednostkami, partnerami budżetowymi lub pracownikami,
  • elastyczność i dostępność, która pozwala na korzystanie z dokumentacji poza firmą, kiedy zachodzi taka potrzeba.
Co najważniejsze — elektroniczny obieg dokumentów pozwala na ustawienie przypomnień np. podczas dokonywania opłat faktur. Takie działanie znacząco wpływa na terminowość realizacji działań związanych z finansami, a także kontrolowania ważnych dat związanych z dokumentacją.

Jak elektroniczny obieg dokumentów wpływa na moją firmę?

Kluczowym pojęciem związanym z korzyściami płynącymi ze wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów do firmy jest czas i jego wygospodarowanie. Regularne i terminowe dokonywanie opłat dzięki ustawionym przypomnieniom, możliwość wyszukiwania fraz i słów kluczowych w dokumentacji, fragmentu dokumentu lub jego całości to procesy, które pozytywnie wpływają na jakość i realizację działań wynikających z dokumentacji. Bez wątpienia elektroniczny obieg dokumentów wpływa korzystnie na szybsze podejmowanie decyzji i mniejszą liczbę błędów wynikającą z zastosowania błędnej dokumentacji. Dzięki takim procesom możliwe jest umocnienie pozycji swojej firmy względem konkurencji stosującej tradycyjne, papierowe dokumenty.

BPO a innowacyjny obieg dokumentów

BPO to procesy biznesowe, które usprawniają funkcjonowanie przedsiębiorstw i obniżają koszty ich działalności. Stosując elektroniczny obieg dokumentów, można w znaczny sposób zredukować koszty. Korzystanie z tego typu rozwiązań to krok w stronę utworzenia nowoczesnego, zautomatyzowanego środowiska pracy. Cechy takiego gromadzenia dokumentów są więc praktyczne, bezpieczne i dostępne dla każdego (jeśli przydzielone zostaną dostępy) w każdym miejscu na świecie.
Wysnuć można więc tezę, że elektroniczny obieg dokumentów z pewnością jest innowacyjny, a jego koncepcja korzystnie wpływa na funkcjonowanie jednostki. Zadając sobie pytanie — czy elektroniczny obieg dokumentów jest potrzebny mojej firmie? – Odpowiadamy. Aby realnie usprawnić funkcjonowanie oraz sprawność procesów przedsiębiorstwa w dzisiejszych czasach, wymogiem staje się posiadanie takiej formy systemu zarządzania dokumentacją.