Dział księgowy — wewnętrzny, czy zewnętrzny?
Dział księgowości jest bardzo ważną częścią każdej jednostki organizacyjnej. Za jego pośrednictwem wszystkie transakcje finansowe mogą być udokumentowane. Firmy mogą jednak skorzystać z dwóch różnych możliwości, czyli posiadać wewnętrzny dział księgowy lub też nawiązać współpracę z firmą zewnętrzną, która będzie świadczyć usługi na ustalonych warunkach. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, które rozwiązanie niesie za sobą szereg zalet: wewnętrzna księgowość czy zewnętrzny podmiot świadczący usługi księgowe.
Wewnętrzny dział księgowy
Prowadzenie wewnętrznego działu księgowego wymaga zatrudnienia wykwalifikowanego pracownika – osoby odpowiedzialnej za rozliczanie finansów firmy. Księgowy jako wykwalifikowany pracownik będzie dobrze obeznany w sprawach finansowych firmy. Nie zawsze jednak firmę stać na dobrego księgowego, który będzie odpowiedzialny za finanse. Istnieje także szereg niekorzystnych zjawisk, które mogą pojawić się podczas funkcjonowania wewnętrznego działu księgowego.
Wewnętrzny dział księgowy wady:
- wysokie koszty pracownicze,
- wysokie koszty pozyskania wykwalifikowanych pracowników,
- kosztowna aktualizacja oprogramowań,
- inwestycja w certyfikaty dla pracowników i podnoszenie kwalifikacji,
- powiększanie przestrzeni wraz z rozwojem księgowości,
- zwiększone opłaty za przestrzeń biurową,
- dodatkowa praca w postaci nadzoru pracowników
- wysokie wynagrodzenie dla wykwalifikowanego księgowego,
Zewnętrzny dział księgowy
Zewnętrzny dział księgowy z pewnością nie zobowiązuje firmy do stworzenia dodatkowego miejsca pracy, opłacania składek czy śledzenia nowych szkoleń w zakresie podatkowym pracownika. Outsourcing księgowości polega na powierzeniu obsługi księgowej zewnętrznemu, wyspecjalizowanemu podmiotowi. Przykładem takiej firmy jest właśnie BPO Champions, która może prowadzić księgi finansowe firmy, zajmować się rozliczeniami z pracownikami, pomagać w optymalizacji podatkowej oraz świadczyć usługi doradztwa finansowego. Tego typu księgowość jest dobrym rozwiązaniem dla wszystkich firm, które zamierzają zaoszczędzić czas. Dodatkowo nie wymusza to angażowania się w procesy związane z księgowością i finansami. Zewnętrzny dział księgowy posiada wiele zalet:
- oszczędność przestrzeni,
- oszczędność na pracowniku (urlop, płace),
- zamiast jednego pracownika — cały dział księgowy,
- oszczędność na oprogramowaniach i nowych systemach,
- oszczędność na sprzęcie elektronicznym,
- zmniejszenie niejasności finansowych w firmie,
- więcej osób monitorujących księgi i zmniejszenie prawdopodobieństwa nastąpienia pomyłki,
- posiadanie pracowników z najwyższymi kwalifikacjami oraz certyfikatami,
- przeniesienie odpowiedzialności za procesy na zewnętrzny podmiot.
Biorąc pod uwagę możliwości finansowe indywidualnych podmiotów oraz oczekiwania co do świadczonych usług, oraz czas, jakim dysponują poszczególne organizacje, warto zdecydować się na zewnętrzny podmiot, który świadczyć będzie usługi finansowo — księgowe. Najlepszym więc rozwiązaniem będzie korzystanie z usług outsourcingu księgowości, który dzięki swojej strukturze jest w stanie zaoszczędzić czas i pieniądze świadcząc wybrane usługi księgowe podmiotu zlecającego dbanie o swoje finanse.