Przedsiębiorstwo zatrudniające osoby zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązane jest do prowadzenia ewidencji wszystkich pracowników. Aby dokumentacja była uzupełniana fachowo i terminowo, należy w firmie powołać dział kadr i płac lub w przypadku mniejszych działalności, oddelegować osobę do prowadzenia czynności kadrowo-płacowych.
Jakie są usługi kadrowe?
Działanie w zakresie kadr i płac obejmuje obowiązki związane z przygotowywaniem dokumentacji pracowniczej oraz rozliczeniami. Każdy zatrudniony w firmie pracownik powinien mieć własne akta osobowe obejmujące umowy i aneksy, badania lekarskie, wnioski urlopowe, czy zwolnienia lekarskie. Kadry i płace w zakresie dokumentacji pracowniczej zajmują się:
- Sporządzaniem umów,
- Przygotowywaniem list płac,
- Rozliczaniem czasu pracy,
- Naliczaniem i terminowym wypłacaniem wynagrodzeń dla pracowników,
- Przygotowywanie innych oficjalnych pism dotyczących pracowników,
- Organizacją szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.
Jakie są usługi płacowe?
Wszystkie działania podejmowane przez pracowników kadr i płac muszą być zgodne z przepisami Kodeksu Pracy. Równie istotna, tak jak w przypadku prowadzenia kadr powinna być przeprowadzana obsługa dotycząca rozliczeń. Zadania kadr i płac pod kątem finansów obejmują:
- Rozliczenia podatkowe,
- Sporządzanie sprawozdań finansowych,
- Sporządzanie deklaracji finansowych.
Kadry i płace posiadają też uprawnienia do bezpośredniego reprezentowania firmy przed przedstawicielami Urzędu Skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Czynności kadrowo-płacowe w wielu firmach obejmują również dodatkowy zakres obowiązków. Na jego listę wpisywane jest motywowanie i zachęcanie pracowników do rozwoju oraz zwiększania swojej efektywności. Aby usprawnić wszystkie procesy firmowe oparte na usługach kadrowo-płacowych — zleć je zewnętrznej firmie outsourcingowej takiej jak BPO Champions.