Wiemy, że automatyzacja procesów w firmie przyczynia się do jej rozwoju. Skupienie się na konkretnej komórce, jaką jest księgowość, umożliwia lepszy nadzór, kontrolę oraz zaangażowanie się nad zadaniami tego sektora organizacji. Sprawdź jakie procesy księgowe zautomatyzować, aby osiągnąć jak najlepsze rezultaty.
Jakie procesy księgowe zautomatyzować?
Automatyzację w księgowości warto rozpocząć od ciężkiego tematu, jakim dla wielu działów są faktury, które trzeba przetworzyć. W zależności od procesu, jaki obowiązuje w Twojej firmie, roboty automatyzujące procesy mogą też wystawiać faktury na podstawie szablonu czy uzupełniać potrzebne dane, znacznie usprawniając wszystkie procesy. W dalszej kolejności zalecamy wykorzystać automatyzację procesów księgowych do zautomatyzowania wyciągów bankowych. Automatyzacja procesów księgowych pozwala zaoszczędzić czas osobie, która odpowiada za rozliczanie tego typu dokumentów – automatyzacja pozwala pracownikom na skupieniu swojej pracy na rozwijających kompetencje zadaniach. Warto rozważyć także automatyzację faktur i płatności, ponieważ wdrażając automatyczne procesy, będziemy mieć pewność, że nikt nie popełnił błędu, robiąc literówkę lub przestawiając dane.
Jakie są korzyści wynikające z automatyzacji w księgowości?
Programy, które są stworzone dla biur rachunkowych, powinny umożliwiać natychmiastowy dostęp do niezbędnych danych nie tylko pracownikom, ale także klientom. To właśnie dzięki automatyzacji procesów księgowych klienci, mają możliwość przesyłania dokumentów do księgowych obsługujących ich dokumenty, bez konieczności wizytacji w placówce.
W skład dokumentów najczęściej wykorzystywanych w biurach księgowych wchodzą:
- Archiwalne faktury oraz bieżące dokumenty sprzedażowe i zakupowe,
- deklaracje podatkowe,
- wyciągi bankowe,
- umowy i rozliczenia,
- raporty i statystyki związane z przychodami i rozchodami w jednostce.
Jakie są główne zalety automatyzacji procesów księgowych?
Głównym atutem wdrożenia automatyzacji księgowej jest zapoznawanie się z warunkami współpracy z danym klientem, ponieważ nie wymaga już czasochłonnego przeglądania teczek i szukania istotnych danych w segregatorach. Warto zauważyć, że automatyzacja oznacza także likwidację godzin spędzonych na wymianie korespondencji między klientem a księgowym. Istotnym faktem jest informacja, że pracownicy biur księgowych poświęcają dużą ilość czasu na tworzeniu nowych dokumentów. Podczas takiego działania dużym ułatwieniem staje się korzystanie z przygotowanych wcześniej szablonów, uzupełniając je tylko o dane poszczególnego klienta. Tak przygotowane dokumenty można następnie podpisać ze swoimi klientami za pomocą podpisu elektronicznego bez konieczności spotykania się.
Nie są to wszystkie procesy księgowe, w których roboty sprawdzają się najlepiej. Z pewnością istnieje szereg innych procesów, podczas których automatyzacja znacznie usprawnia wyniki lub działanie. BPO Champions specjalizuje się we wdrażaniu procesów usprawniających działanie zarówno komórek, jak i całych organizacji. Skontaktuj się z nami!